Privacy policy

PRIVACYVERKLARING DIGITAL NOTARY B.V.

Versie 2, ingangsdatum: 01-09-2025

Digital Notary B.V. (hierna: “Digital Notary”) hecht grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken, delen, en beschermen, en welke rechten je hebt. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wetgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze diensten, waaronder ons online platform, de bijbehorende website en alle communicatiekanalen. Vennootschappen die van ons platform gebruik maken gaan ook een verwerkersovereenkomst aan met Digital Notary.

1. Inhoud en Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Digital Notary B.V. en de diensten die wij aanbieden via onze website en platform. Wij raden je aan deze verklaring aandachtig door te nemen om inzicht te krijgen in hoe wij met jouw gegevens omgaan. Bij wijzigingen in onze diensten of relevante wetgeving wordt deze privacyverklaring aangepast. Wij informeren je over belangrijke wijzigingen via e-mail of notificaties in ons platform.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:

Digital Notary B.V.

Herengracht 454, 1017 CA Amsterdam, Nederland

KvK-nummer: 91355702

E-mailadres: [email protected]

Telefoonnummer: +31 6 42 15 09 26

Digital Notary heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld, maar wij hebben wel een privacycontactpersoon. Voor privacyvragen kun je contact opnemen via de bovenstaande gegevens.

Sommige van onze diensten bieden wij aan in samenwerking met Nxchange B.V., een groepsmaatschappij van Digital Notary B.V., en met verschillende notariskantoren. In die gevallen zijn wij, samen met Nxchange B.V. of het betrokken notariskantoor, gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen die daarop betrekking hebben, zoals in deze privacyverklaring nader omschreven. Verdere toelichting op de samenwerking met Nxchange B.V. en de notariskantoren staat op onze website en in de Algemene Voorwaarden Digital Notary die je [hier] kunt vinden. De gegevens van Nxchange B.V. zijn:

Nxchange B.V.

Herengracht 454, 1017 CA Amsterdam, Nederland

KvK-nummer: 62712616

E-mailadres: [email protected]

Telefoonnummer: +31 (0)20 240 43 65‬

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Categorieën van persoonsgegevens

Digital Notary verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van jouw interactie met onze diensten. Dit omvat onder andere:

  • Identificatiegegevens: Naam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.

  • Financiële gegevens: IBAN, BIC, tenaamstelling van de bankrekening.

  • Authenticatiegegevens: Kopie van identiteitsbewijs, inclusief identiteitsnummer en handtekening.

  • Technische gegevens: IP-adressen, apparaatgegevens, cookie-informatie en gebruikersgedrag.

  • KYC- en compliancegegevens: Gegevens die de notaris moet opvragen in verband met wettelijke verplichtingen op grond van Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) en sanctiewetgeving, waaronder gegevens die nodig zijn voor identiteitsverificatie en informatie om het doel en de achtergrond van de transactie, de herkomst van middelen en of een client een politiek prominente persoon (PEP) is vast te stellen, zoals UBO (Ultimate Beneficial Owner)-informatie, en informatie uit PEP- en antiwitwas (AML)-controles en controles op grond van sanctieregelgeving.

Voor de verwerking van deze persoonsgegevens door het notariskantoor nadat wij de gegevens aan de notaris hebben verstrekt, is het notariskantoor verantwoordelijk. Voor informatie hierover verwijzen wij naar de privacyverklaring van het notariskantoor, dat op de website van het kantoor gepubliceerd staat en/of rechtstreeks door de notaris wordt verstrekt.

Hoe verzamelen wij gegevens?

Wij verkrijgen jouw gegevens op de volgende manieren:

  1. Direct van jou: Via onze website of platform, bijvoorbeeld bij registratie of gebruik van onze diensten.

  2. Via derden: Zoals SumSub voor identiteitsverificatie en SurePay voor IBAN-controles.

  3. Automatisch: Door gebruik van ons platform of website, bijvoorbeeld via cookies en analytische tools.

4. Doeleinden van verwerking

Digital Notary verzamelt en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende legitieme doeleinden:

  1. Oprichten Juridische entiteiten:

  • Het oprichten en beheren van besloten vennootschappen (BV’s) en het uitvoeren van de relevante formaliteiten voor het oprichten en beheren van vennootschappen in samenwerking met betrokken notariskantoren en Nxchange B.V.

  • Het bijhouden en onderhouden van digitale aandeelhoudersregisters; deze diensten worden uitgevoerd door Nxchange B.V. als intermediair als in de zin van de Wet giraal effectenverkeer (Wge).

  1. Wettelijke naleving:

  • Ten behoeve van de notaris voor identiteitsverificatie (KYC) en naleving van antiwitwaswetgeving (AML) en het uitvoeren van sanctiescontroles op grond van toepasselijke sanctiewetgeving.

  • Voldoen aan fiscale en juridische verplichtingen, zoals rapportages aan belasting instanties.

  1. Financiële verwerking:

  2. Faciliteren van betalingen en financiële transacties via betalingsdienstverleners waarmee wij samenwerken, waaronder Mollie en SurePay.

  1. Verbetering van onze diensten:

  • Optimaliseren van ons platform via gegevensanalyse en risicobeoordelingen.

  • Automatisering van processen met tools zoals Make.

  1. Klantencommunicatie:

  • Verzenden van nieuwsbrieven en andere relevante informatie via Loops.

  • Het bieden van ondersteuning via ons CRM-platform (Retool).

  • Het versturen marketinggerelateerde e-mails.

Toestemming en andere grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat op grond van de AVG. Daarbij gaat het om de volgende wettelijke grondslagen:

  • Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens om onze diensten te kunnen verlenen op grond van overeenkomst die we met jou gesloten hebben (uitvoering van een contract), zoals de gegevens die nodig zijn om een vennootschap te kunnen oprichten of een account te kunnen openen of beheren op ons platform;

  • Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die rusten op ons, op Nxchange B.V. of het betrokken notariskantoor, zoals hierboven in par. 4 onder punt 2 omschreven;

  • Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor een legitiem doel van Digital Notary of Nxchange B.V, zoals het verwerken van persoonsgegevens voor het verbeteren van onze dienstverlening of het doen van aanbiedingen aan bestaande klanten;

  • Op grond van toestemming: Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf jouw expliciete toestemming, zoals het plaatsen van niet-essentiële cookies. Je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken via [email protected].

5. Cookies en tracking

Digital Notary maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om jouw gebruikerservaring te verbeteren, de functionaliteit van ons platform te waarborgen en statistieken te verzamelen over het gebruik van onze diensten.

Soorten cookies:

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

  1. Essentiële cookies:

  2. Nodig voor de werking en beveiliging van onze website en platform.

  3. Analytische cookies:

  4. Voor het begrijpen van gebruikersgedrag en het verbeteren van onze diensten.

  5. Functionele cookies:

  6. Om gebruikersvoorkeuren, zoals inloggegevens, te onthouden.

Cookies van derden

Digital Notary maakt gebruik van cookies van derden, waaronder:

  • Google Analytics: Voor het verzamelen van geanonimiseerde gebruiksstatistieken.

  • Supabase: Voor het opslaan van technische gegevens en gebruikersdata.

  • Loops: Voor het volgen van interacties met e-mails en nieuwsbrieven.

Je kunt cookies beheren en/of uitschakelen via de instellingen van jouw browser. Let op dat het uitschakelen van cookies de werking van ons platform kan beïnvloeden.

Bij je eerste bezoek aan onze website vragen wij jouw toestemming voor het gebruik van niet-essentiële cookies. Deze toestemming wordt jaarlijks opnieuw gevraagd. Ons volledige cookiebeleid is beschikbaar op onze website.

6. Delen van gegevens met derden

Digital Notary deelt jouw persoonsgegevens alleen met zorgvuldig geselecteerde derden en uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor:

  • Het uitvoeren van onze diensten.

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

  • Het verbeteren van onze systemen en processen.

Subverwerkers waarmee wij samenwerken:

  1. Identiteitsverificatie en compliance:

○ SumSub: Voor identiteitsverificatie (KYC) en controles op PEP (Politically Exposed Persons) en AML (Anti-Money Laundering).

○ ComplyAdvantage: Voor uitgebreide screenings van UBO’s en andere complianceprocessen.

  1. Betalingsverwerking:

  2. Mollie: Voor het faciliteren van betalingen en financiële transacties.

  • SurePay: Voor IBAN-verificatie en controle op tenaamstelling.

  1. Data-opslag en technische ondersteuning:

  2. Supabase: Onze primaire database voor opslag en beheer van gebruikersgegevens.

  3. Google Drive: Voor secundaire opslag van documenten.

  1. Communicatie en automatisering:

  2. Loops: Voor het verzenden van nieuwsbrieven en andere e-mails.

  3. Make: Voor procesautomatisering en optimalisatie.

Met al onze partners hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten om ervoor te zorgen dat jouw gegevens in overeenstemming met de AVG worden verwerkt en beschermd.

7. Opslaglocatie en bewaartermijn

Opslaglocatie

Digital Notary slaat jouw gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In uitzonderlijke gevallen kunnen gegevens worden overgedragen naar landen buiten de EER. Indien en voor zover persoonsgegevens worden verwerkt buiten de EER, in landen, gebieden of sectoren waarvoor de Europese Commissie niet heeft besloten dat een passend niveau van bescherming wordt gewaarborgd als bedoeld in artikel 45 AVG, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen via [email protected].

Bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

De bewaartermijnen zijn als volgt:

  1. Gegevens die wij moeten bewaren op grond wettelijke verplichtingen: gedurende de wettelijke bewaartermijn, bijvoorbeeld 7 jaar voor gegevens die wij moeten bewaren voor belasting- en administratiedoeleinden.

  2. Klantgegevens: Maximaal 24 maanden na beëindiging van je account, tenzij anders vereist.

  3. Identiteitsverificatie: Gegevens die zijn verwerkt via SumSub worden bewaard zo lang als vereist voor compliance en KYC-doeleinden.

Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden jouw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Jouw rechten

Welke rechten heb je?

Als gebruiker heb je op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

  1. Recht op inzage:

  2. Je kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.

  1. Recht op rectificatie:

  2. Indien jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.

  1. Recht op gegevenswissing:

  2. Je kunt verzoeken om jouw gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

  1. Recht op beperking van verwerking:

  2. Je kunt ons verzoeken de verwerking van jouw gegevens te beperken, bijvoorbeeld tijdens een geschil over de juistheid van gegevens.

  1. Recht op gegevensoverdraagbaarheid:

  2. Je hebt het recht om jouw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te ontvangen en over te dragen aan een andere organisatie.

  1. Recht van bezwaar:

  2. Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens als deze wordt uitgevoerd op basis van een gerechtvaardigd belang.

  1. Recht om toestemming in te trekken:

  2. Voor verwerkingen waarvoor toestemming is gegeven, kun je deze toestemming op elk moment intrekken.

Hoe kun je deze rechten uitoefenen?

Verzoeken met betrekking tot jouw rechten kun je indienen via:

Wij zullen binnen 30 dagen op jouw verzoek reageren. In complexe gevallen kan deze termijn met nog eens 30 dagen worden verlengd, waarover wij je tijdig zullen informeren.

Klachten indienen

Indien je van mening bent dat wij jouw gegevens niet correct verwerken, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Beveiliging van gegevens

Digital Notary neemt uitgebreide technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten:

  1. Encryptie:

  • Gegevens worden zowel tijdens de overdracht als in opslag versleuteld met behulp van geavanceerde encryptieprotocollen.

  1. Toegangsbeheer:

  • Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel dat gebonden is aan strikte geheimhoudingsverplichtingen.

  • Gebruikers van ons platform moeten inloggen met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie (2FA).

  1. Beveiligde infrastructuur:

  • Onze databases worden gehost via Supabase, dat geavanceerde beveiliging biedt voor gegevensopslag.

  • Het platform is ontwikkeld in Flutterflow, een technologie die robuuste beveiligingsprotocollen ondersteunt.

  1. Audits en monitoring:

  • Wij voeren periodieke audits uit om de beveiliging van onze systemen te evalueren en te verbeteren.

  • Ongebruikelijke activiteiten worden continu gemonitord om potentiële risico’s vroegtijdig te detecteren.

10. Datalekken

Hoe gaan wij om met datalekken?

Digital Notary neemt de bescherming van jouw gegevens zeer serieus. In het geval van een datalek hanteren wij een strikt protocol om schade te beperken en transparant te communiceren:

  1. Melding aan autoriteiten:

  2. Binnen 72 uur na ontdekking van een datalek wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd, tenzij het datalek geen risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.

  1. Informatie aan gebruikers:

  2. Indien jouw gegevens betrokken zijn bij een datalek, informeren wij je over de aard van het lek, welke gegevens zijn getroffen en welke stappen worden ondernomen om verdere schade te voorkomen.

  1. Preventieve maatregelen:

  2. Direct na een incident worden technische en organisatorische aanpassingen doorgevoerd om toekomstige datalekken te voorkomen.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Digital Notary behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je aan deze verklaring regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van hoe wij jouw gegevens verwerken.

Wanneer informeren wij je?

  • Kleine wijzigingen: Worden direct bijgewerkt in deze verklaring en gepubliceerd op onze website.

  • Belangrijke wijzigingen: Bij grote wijzigingen, zoals aanpassingen door nieuwe wetgeving of veranderingen in onze dienstverlening, informeren wij je actief via e-mail of een melding op ons platform.

De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website.

Contactgegevens

Heb je vragen over deze privacyverklaring of wil je een verzoek indienen met betrekking tot jouw gegevens? Neem dan contact met ons op:

Daarnaast kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl als je van mening bent dat jouw gegevens niet correct worden verwerkt.

VorigeAlgemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt